Polityka prywatności

Cel przetwarzania:

Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych:

Prawnie uzasadniony interes
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
jeśli występuje:

Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy z klientem lub kontrahentem.

art. 6 ust. 1 lit. b
(dot. klientów);

art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(dot. osób współpracujących

z nami w imieniu klienta/kontrahenta).

Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami klientów i kontrahentów w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji.

Rozpatrywanie reklamacji i roszczeń

art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO

Przez czas trwania umowy lub do czasu upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji.

Przez czas do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających  z umowy – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Przetwarzanie danych klientów  lub kontrahentów i ich pracowników /współpracowników w związku z ustaleniem, dochodzeniem reklamacji i obroną roszczeń.

Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej.

art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Przez czas do wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych, wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych (co do zasady przez 5 lat po roku, w którym wystąpiło zdarzenie prawne, które obligowało do wystawienia dokumentu księgowego).

–

Prowadzenie działań marketingowych (w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej).

art. 6 ust. 1 lit. f RODO
W przypadku prowadzenia marketingu z wykorzystaniem numeru telefonu lub adresu e-mail administrator uzyska zgodę na kanał komunikacji zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub ustawą – Prawo telekomunikacyjne. Do czasu wniesienia sprzeciwu, czyli okazania nam w dowolny sposób, że nie chcesz pozostawać z nami w kontakcie ani otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, ewentualnie do czasu przedawnienia roszczeń.

Prowadzenie działań marketingowych.

Monitoring na terenie siedziby administratora danych w celu podniesienia bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Przetwarzanie danych w realizacji u ADO kontroli dostępu do obszaru przetwarzania danych oraz zabezpieczenia mienia i obiektów jednostki gospodarki koncesjonowanej

Monitoring wizyjny z wykorzystaniem kamer przemysłowych rejestruje tylko obraz, obejmujący swoim zasięgiem wydzielone ciągi komunikacyjne oraz lokalizacje. Nagrania są przechowywane przez okres nie przekraczający trzech miesięcy, w szczególności:

– monitoring sekretariatu (II piętro budynek A-206A) – przechowywanie nagrania przez okres 3 miesięcy;

– monitoring pomieszczenia przed wejściem do kancelarii tajnej (IV piętro budynek A-206A) – przechowywanie nagrania przez okres 3 miesięcy;

– monitoring pomieszczenia wejścia do biurowca (parter budynek A-206A) – przechowywanie nagrania przez okres 14 dni;

– monitoring wejścia do pomieszczeń działu IT (II piętro budynek A-206B) – przechowywanie nagrania przez okres 14 dni;

– monitoring wejścia do szatni (II i III piętro budynek A-210) – przechowywanie nagrania przez okres 3 miesięcy;

– monitoring na zewnętrz budynków i budowli oraz wokół terenu pracodawcy – przechowywanie nagrania przez okres 30 dni (monitoring i nadzór prowadzony przez SUFO na rzecz PGZ SW na podstawie zawartej umowy).

Monitoring systemu informatycznego polega na stosowaniu oprogramowania NVISION umożliwiającego kontrolę urządzeń końcowych (tj. monitorowanie aktywności pracowników w trakcie pracy przy komputerach służbowych), ruchu sieciowego, wydruków, poczty elektronicznej, blokady nośników zewnętrznych (pendrive) itp. w szczególności:

– monitoring poczty elektronicznej – przez okres 30 dni;

– monitoring aktywności w sieci informatycznej – przez okres 30 dni;

– monitorowanie aktywności (retencja danych – logi systemowe, inwentaryzacja sprzętu, inwentaryzacja licencji) – przez okres 30 dni.

Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywający na terenie siedziby PGZ SW jest naszym uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art.221KP).

Przetwarzanie danych na portalach Youtube.com, LinkedIn.com

art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO
Dane są współadministrowane przez PGZ SW i portale Youtube.com oraz LinkedIn.com

Dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

Prowadzenie bieżącej korespondencji przy wykorzystaniu narzędzi dostarczonych przez portale, oraz prowadzenie innych działań marketingowych.

Przetwarzanie plików cookies.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Dane będą przetwarzane przez okresy wskazane w polityce cookies lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

Wyrażenie sprzeciwu może nastąpić jedynie przez zmianę ustawień przeglądarki użytkownika końcowego, która uniemożliwi gromadzenie informacji z wykorzystaniem plików cookies.

Dostosowanie treści stron internetowych do potrzeb użytkowników, w tym w celach marketingowych, optymalizacja korzystania z serwisów internetowych.

Prowadzenie statystyk

art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Do czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych. Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności.

Usprawnienie prowadzonej działalności dzięki wnioskom wyciągniętym na podstawie działań statystycznych.

Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami obejmujący m.in. podprocesy:

– zgłoszenia danych do ZUS i US

– związany z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ochroną zdrowia

– związany z zatrudnieniem przy koncesji wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym

– związany z naliczaniem i wypłaceniem wynagrodzeń

– udziału w szkoleniach i konferencjach

– związanych z archiwizowaniem dokumentacji

art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO;
art. 9 ust. 2 lit. b RODO

Zgodnie z obowiązującymi przepisami -dokumenty pracownicze przechowywane są przez okres 50 lat -dokumenty kosztów badań lekarza medycyny pracy oraz koszty szkoleń okresowych przechowywane są przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku

– Umowy cywilnoprawne będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń

-listy płac przechowywane są przez okres 50 lat

Administrator gromadzi dane osobowe wynikające:

• z przepisów o powszechnym obowiązku obrony (w tym rozporządzenia z dnia 15 czerwca 2004 r. w sprawie zawiadamiania wojskowych komendantów uzupełnień o osobach podlegających obowiązkowej czynnej służbie wojskowej oraz wydawania przez pracodawców, szkoły i inne jednostki organizacyjne zaświadczenia w sprawach powszechnego obowiązku obrony oraz rozporządzenia dnia 21 września 2004 r. w sprawie reklamowania od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;

• przepisów Ustawy z dnia 13 czerwca 2019r. o wykonywaniu działalności gospodarczej w zakresie wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym

• Ponadto Pracownik może dobrowolnie podać inne dane osobowe niewymienione w art. 221 KP Administrator w takim przypadku będzie przetwarzał dane osobowe wyłącznie za zgodą pracownika tj.

1. miejsce urodzenia

2. osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku

3. rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; data i miejsce wydania

4. wizerunek.

Prowadzenie czynności w ramach Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych

Przetwarzanie danych w celu realizacji wniosków o przyznanie świadczeń socjalnych.

art. 6 ust. 1 lit. a, b, c

Zgodnie z obowiązującymi przepisami -dokumenty pracownicze przechowywane są przez okres 50 lat -dokumenty dotyczące wniosków, danych członków rodzin, stanu zdrowia, poniesionych wydatków i innych informacji niezbędnych do przyznania świadczenia są przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku

-listy płac do wypłaty świadczenia przechowywane są przez okres 50 lat

Prowadzenie staży i praktyk.

Dane przetwarzane w celu:

• zawarcia i realizacji umowy lub porozumienia zawarte z osobą lub innym podmiotem dotyczące odbywania stażu lub praktyki
• wypełnienia obowiązku prawnego i uprawnienia związanego z realizacją stażu lub praktyki wynikające z przepisów dotyczących prowadzenia stażu lub praktyki.
• wypełnienia obowiązku wynikające z przepisów o podatkach, rachunkowości.
• zapewnienia bezpieczeństwa w tym bezpieczeństwa informacji, poprzez kontrolę dostępu lub monitoring.

art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO

Podstawa prawna przetwarzania

1) dane są niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub porozumienia dotyczącego odbywania praktyki lub stażu;

2) ze względu na przepisy prawa:

 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r.  Prawo oświatowe,

 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym,

 ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich,

 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy,

 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa,

 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,

 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;

3) naszych prawnie uzasadnionych interesów;

4) zgody stażysty / praktykanta

Dane będą przechowywane do momentu wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych, wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentów podatkowych (co do zasady przez 5 lat po roku, w którym wystąpiło zdarzenie prawne, które obligowało do wystawienia dokumentu).

Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywający na terenie siedziby PGZ SW jest naszym uzasadnionym celem.

Prowadzenie rekrutacji.

art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO
(dot. kandydatów na pracowników);

art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO
(dot. kandydatów na współpracowników)

Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zgody wyrażonej na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok.